El cliente: una empresa argentina con operación compleja
San Martín de la Patagonia es una empresa argentina con sede en Buenos Aires que opera en el sector de logística y transporte pesado. Su operación incluye una flota de camiones para transporte terrestre y barcazas para transporte fluvial — una combinación poco común que hacía su gestión particularmente desafiante.
Cuando nos contactaron, el problema era claro: su operación había crecido más rápido que su capacidad de gestionarla. Tenían camiones en ruta por toda la Patagonia, barcazas navegando ríos, contratos con múltiples clientes, una contabilidad compleja, y un equipo que intentaba coordinar todo con Excel, WhatsApp y llamadas telefónicas.
No era un problema de falta de trabajo — era un problema de visibilidad y control. Los directivos sabían que la empresa facturaba bien, pero no podían responder preguntas básicas sin horas de investigación: ¿Cuál es la rentabilidad real de cada ruta? ¿Qué vehículo necesita mantenimiento? ¿Cuánto le debemos a cada proveedor? ¿Cuál es nuestro flujo de caja proyectado?
El diagnóstico: un rompecabezas de 15 hojas de cálculo
En la fase de descubrimiento, mapeamos cómo operaba la empresa. Lo que encontramos era un caso textbook de empresa que había crecido orgánicamente sin digitalización:
Gestión de flota: Un Excel maestro con cada camión y barcaza. Estado del vehículo, último mantenimiento, documentación (seguro, verificación técnica, habilitaciones). Actualización manual por el jefe de taller. Si alguien necesitaba saber si un camión tenía la VTV vigente, tenía que llamarlo.
Logística y viajes: Otro Excel con los viajes programados y realizados. Origen, destino, carga, conductor, cliente. Pero sin conexión con el Excel de flota ni con el de facturación. Si un camión estaba en ruta hacia Comodoro Rivadavia y surgía una carga de retorno, no había forma rápida de coordinarlo.
Contabilidad: Llevada externamente con un software contable genérico que no se conectaba con nada. Cada mes, la administrativa pasaba 3 días cruzando datos de viajes con facturas y pagos para cerrar los números.
Facturación: Facturas generadas manualmente, una por una. Con la complejidad adicional de que cada cliente tenía condiciones diferentes: por tonelada, por viaje, por kilómetro, con retenciones impositivas que variaban por jurisdicción.
Mantenimiento: El jefe de taller llevaba un cuaderno (sí, físico) con el historial de cada vehículo. Cuando un camión necesitaba repuestos, hacía una llamada para solicitar la compra. No había presupuesto ni aprobación formal — se compraba lo que se necesitaba y se registraba después.
Combustible: Tarjetas de combustible por vehículo. El control era mensual: se descargaba el resumen de la tarjeta y se cruzaba con los viajes. Discrepancias frecuentes que nadie podía explicar.
En total, identificamos 15 hojas de cálculo y 3 sistemas desconectados que sostenían la operación. La empresa funcionaba, pero con un esfuerzo humano descomunal y una fragilidad operativa preocupante.
La solución: un sistema unificado por módulos
Diseñamos un sistema integral de gestión que centralizara toda la operación en una sola plataforma. La clave fue no intentar construir todo de una vez, sino por módulos priorizados según el impacto operativo.
Módulo 1: Gestión de flota y activos
Cada vehículo (camión, acoplado, barcaza) tiene una ficha digital completa:- Datos del vehículo: patente, marca, modelo, año, capacidad
- Documentación con fechas de vencimiento y alertas automáticas (seguro, VTV, habilitación CNRT)
- Estado operativo: disponible, en ruta, en taller, fuera de servicio
- Historial completo de mantenimiento
- Costos acumulados por vehículo (mantenimiento, combustible, peajes)
- Asignación de conductor habitual
Módulo 2: Logística y viajes
El corazón operativo del sistema. Cada viaje se registra con:- Vehículo y conductor asignados
- Origen, destino y ruta
- Cliente y tipo de carga
- Fechas de salida y llegada estimadas/reales
- Documentación de transporte (carta de porte, remitos)
- Gastos del viaje (peajes, combustible, viáticos)
- Estado en tiempo real: planificado → en curso → completado → facturado
Módulo 3: Contabilidad integrada
No reemplazamos el software contable — lo alimentamos automáticamente.- Cada viaje completado genera un pre-asiento contable
- Cada factura emitida se refleja en cuentas por cobrar
- Cada gasto aprobado se refleja en cuentas por pagar
- Flujo de caja proyectado basado en cobranzas esperadas y pagos programados
- Conciliación bancaria asistida: el sistema sugiere matches entre movimientos bancarios y registros internos
Módulo 4: Facturación con reglas complejas
Cada cliente tiene su esquema de facturación configurado:- Por tonelada transportada
- Por kilómetro recorrido
- Por viaje con tarifa fija
- Combinaciones (base por viaje + variable por tonelada)
- Retenciones impositivas por jurisdicción (Ganancias, IIBB, SUSS)
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Módulo 5: Mantenimiento y taller
El cuaderno del jefe de taller ahora es un módulo digital:- Órdenes de trabajo con tipo de servicio, repuestos utilizados, costo y tiempo
- Solicitudes de compra de repuestos con workflow de aprobación
- Inventario de repuestos con alertas de stock mínimo
- Historial de mantenimiento por vehículo (preventivo y correctivo)
- Dashboard de costos de taller por período y por vehículo
Módulo 6: Control de combustible
- Registro automático de cargas (integración con proveedor de tarjetas)
- Consumo esperado vs. real por vehículo (detecta anomalías)
- Costo de combustible por viaje y por kilómetro
- Alertas cuando el consumo de un vehículo se desvía más del 15% del esperado
Módulo 7: Dashboards gerenciales
Los directivos ahora tienen visibilidad en tiempo real:- Rentabilidad por ruta, por cliente, por vehículo
- Ocupación de flota (% de vehículos en ruta vs. disponibles vs. en taller)
- Costos operativos desglosados y tendencias
- KPIs de eficiencia: costo por tonelada/km, tiempo promedio de entrega, tasa de incidencias
- Flujo de caja actual y proyectado
El proceso de desarrollo
Fase 1 (semanas 1-4): Descubrimiento
Viajamos a Buenos Aires (virtualmente, en pandemia todavía resonaba). Entrevistamos a cada área: dirección, logística, administración, taller, conductores. Mapeamos todos los procesos. Documentamos las 15 hojas de cálculo y sus interrelaciones. Definimos la arquitectura del sistema y priorizamos módulos.Fase 2 (semanas 5-12): Módulos core
Desarrollamos flota + logística + facturación. Estos tres módulos resolvían el 60% del dolor operativo. Entregamos un MVP funcional en la semana 10 para testing con datos reales.Fase 3 (semanas 13-18): Módulos complementarios
Contabilidad integrada + mantenimiento + combustible. Con el core ya funcionando, estos módulos se conectaban naturalmente.Fase 4 (semanas 19-22): Dashboards y refinamiento
Con datos reales fluyendo por el sistema, construimos los dashboards gerenciales y refinamos flujos basados en el feedback del equipo.Fase 5 (continua): Evolución
El sistema sigue evolucionando. Nuevas necesidades surgen a medida que la empresa crece: integración con balanzas, tracking GPS en tiempo real, módulo de recursos humanos para conductores.Resultados medibles
Después de 6 meses de operación con el sistema:
Cierre contable mensual: De 3 días a medio día. Reducción del 83% en tiempo administrativo.
Visibilidad de rentabilidad: Por primera vez, la dirección puede ver qué rutas y qué clientes son realmente rentables. Descubrieron que 2 de sus 15 clientes generaban pérdida operativa después de considerar todos los costos. Renegociaron tarifas.
Documentación vencida: Zero. Antes del sistema, al menos 2-3 vehículos operaban con algún documento vencido en cualquier momento dado. Las alertas automáticas eliminaron este riesgo.
Facturación: De 2 semanas de retraso promedio a facturación inmediata al completar el viaje. Impacto directo en flujo de caja.
Costos de combustible: Detección de consumo anómalo en 3 vehículos que resultó en mantenimiento preventivo (inyectores en mal estado) y ahorro de combustible del 12% en esos vehículos.
Planificación de cargas de retorno: Con visibilidad de qué vehículos están dónde, aumentaron un 20% las cargas de retorno, reduciendo viajes vacíos y mejorando la rentabilidad por ruta.
Lecciones de este proyecto
La complejidad del negocio no se simplifica — se organiza
San Martín de la Patagonia tiene una operación genuinamente compleja. No pretendimos simplificarla artificialmente. El sistema respeta la complejidad real pero la hace manejable: cada dato se ingresa una vez y fluye a donde necesita estar.Los usuarios más resistentes se convierten en los más entusiastas
El jefe de taller fue el más escéptico al inicio — llevaba 15 años con su cuaderno. A los 2 meses, era el que más usaba el sistema y el que más mejoras sugería. Cuando ves el valor, la resistencia desaparece.El desarrollo no termina — evoluciona
El sistema que entregamos hace un año tiene 40% más funcionalidades que la versión original. Cada mes hay ajustes, mejoras y nuevos módulos. El desarrollo a medida es una relación de largo plazo, no un proyecto puntual.Conclusión
El caso de San Martín de la Patagonia ilustra algo que vemos repetidamente: empresas con operaciones complejas que funcionan a pesar de su caos operativo, no gracias a él. La tecnología correcta no cambia lo que hacen — cambia cuánto esfuerzo les cuesta hacerlo y cuánta visibilidad tienen sobre su propia operación.
Si tu empresa tiene procesos complejos que hoy se sostienen con Excels, cuadernos y la memoria de personas clave, el riesgo no es invertir en un sistema — es NO hacerlo. Porque la pregunta no es si ese sistema manual va a fallar. Es cuándo.
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